Supervisión de Cumplimiento Diario

• Objetivo: Asegurar que las políticas y procedimientos de protección de datos personales se apliquen de manera constante.

• Acciones a tomar:
  • Verificar que se obtenga el consentimiento adecuado de los titulares de los datos antes de recolectar, procesar o almacenar sus datos.
  • Comprobar que los derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición) se respeten y procesen de manera oportuna.
  • Asegurar que los datos personales estén almacenados de manera segura y solo sean accesibles a las personas autorizadas.
  • Supervisar que las transferencias de datos se realicen solo cuando se cumplan los requisitos legales, especialmente cuando involucra terceros o transferencias internacionales.

Revisión de Accesos a los Datos Personales

• Objetivo: Controlar quién tiene acceso a los datos personales y asegurar que el acceso esté restringido a las personas necesarias para realizar su trabajo.

• Acciones a tomar:
  • Implementar un control de accesos basado en roles (RBAC) para garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a los datos personales.
  • Monitorear los registros de acceso a los sistemas de datos para identificar accesos no autorizados o inusuales.
  • Realizar revisiones periódicas de los permisos de acceso para asegurarse de que estén actualizados (por ejemplo, cuando un empleado cambia de puesto o deja la empresa).

Evaluación de la Seguridad de los Datos

• Objetivo: Verificar que las medidas de seguridad implementadas estén funcionando de manera efectiva.

• Acciones a tomar:
  • Monitorear los sistemas de protección contra amenazas externas (como ciberataques) y vulnerabilidades internas.
  • Comprobar que las medidas de seguridad (encriptación de datos, copias de seguridad, firewalls, etc.) estén actualizadas y en funcionamiento.
  • Realizar pruebas de penetración y auditorías de seguridad para identificar posibles debilidades en los sistemas.

Evaluación de la Respuesta ante Incidentes

• Objetivo: Garantizar que se tomen medidas adecuadas en caso de brechas de seguridad o incidentes relacionados con la protección de datos.
• Acciones a tomar:
  • Establecer y monitorear un plan de respuesta ante incidentes que contemple la notificación de violaciones de datos a las autoridades y a los titulares de los datos afectados en un plazo de 72 horas, tal como lo exige la ley.
  • Asegurar que se realicen análisis forenses en caso de brechas de seguridad para comprender cómo ocurrió el incidente y tomar medidas correctivas.

Auditoría Interna de Protección de Datos

• Objetivo: Asegurar que todos los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales estén alineados con la ley y las políticas de la organización.

• Acciones a tomar:
  • Revisión de Políticas y Procedimientos: Verificar que las políticas de privacidad y protección de datos personales estén actualizadas y sean conformes con la ley. Esto incluye revisar los procedimientos para la obtención de consentimiento, la gestión de los derechos ARCO, la seguridad de los datos y la retención de los mismos.
  • Evaluación del Cumplimiento de los Procedimientos: Revisar los registros de la organización para verificar que los procesos establecidos se estén cumpliendo. Esto puede incluir comprobar si los formularios de consentimiento se completaron correctamente, si se gestionaron adecuadamente las solicitudes ARCO y si los datos están siendo almacenados de manera segura.
  • Análisis de la Eficiencia de las Medidas de Seguridad: Auditar los controles de seguridad física y tecnológica que se han implementado, como el cifrado de datos, la seguridad de redes, el control de accesos, etc.
  • Revisión de Capacitación: Verificar que el personal haya recibido capacitación adecuada sobre el manejo de datos personales y que se mantenga actualizado con las mejores prácticas y requisitos legales.

Auditoría Externa de Protección de Datos

• Objetivo: Obtener una evaluación imparcial e independiente sobre el cumplimiento de la ley y las prácticas de protección de datos personales.

• Acciones a tomar:
  • Contratar auditores externos especializados en protección de datos y privacidad para evaluar el cumplimiento de la organización con la Ley de Protección de Datos Personales.
  • Los auditores revisarán las políticas y procedimientos, realizarán entrevistas con los responsables del tratamiento de datos, revisarán registros de acceso y examinarán los sistemas de seguridad.
  • Asegurar que se haga una revisión integral de todos los procesos de tratamiento de datos, y que se proporcionen recomendaciones claras y prácticas para corregir cualquier deficiencia.

Auditoría de Proveedores y Terceros

• Objetivo: Verificar que los proveedores y terceros con los que la organización comparte datos personales cumplan con los requisitos legales y las prácticas de protección de datos.

• Acciones a tomar:
  • Realizar auditorías periódicas a los proveedores que gestionan datos personales, asegurándose de que sus prácticas estén alineadas con los estándares de la organización y con la ley de protección de datos.
  • Verificar que los contratos con terceros contengan cláusulas de protección de datos que exijan el cumplimiento de la ley y la adopción de medidas adecuadas de seguridad.

Monitoreo Continuo

• El monitoreo debe ser constante y no limitado a auditorías periódicas. Las actividades de monitoreo (como la revisión de accesos, la seguridad de la información y las transferencias de datos) deben llevarse a cabo de manera diaria o semanal, dependiendo de la sensibilidad de los datos y de la organización.

Auditoría Anual

• Las auditorías internas de protección de datos deben realizarse al menos una vez al año para garantizar que la organización siga cumpliendo con la ley y que las políticas y procedimientos sean efectivos.
• Las auditorías externas también deben realizarse con frecuencia anual o cada dos años, dependiendo del tamaño y la complejidad de la organización.

Auditoría de Proveedores

• Las auditorías de los proveedores que manejan datos personales deben realizarse anualmente o según los términos contractuales, asegurando que los proveedores continúan cumpliendo con los estándares de seguridad y privacidad.

Informes de Auditoría

• Después de cada auditoría, el equipo responsable debe generar un informe detallado con los resultados encontrados, las posibles brechas de seguridad, las deficiencias en el cumplimiento y las recomendaciones para mejorar.
• Estos informes deben ser entregados a la alta dirección para su evaluación y para tomar decisiones correctivas.

 Implementación de Acciones Correctivas

• Basado en los resultados de la auditoría, se deben implementar acciones correctivas inmediatas para solucionar cualquier problema o brecha de seguridad identificada.
• Es crucial que se lleve a cabo un seguimiento para verificar que las acciones correctivas sean implementadas eficazmente y que el cumplimiento se haya restablecido.

Mejora Continua

• El monitoreo y las auditorías deben formar parte de un proceso de mejora continua. Es fundamental ajustar las políticas y procedimientos de protección de datos en función de los hallazgos de las auditorías, los cambios en la legislación o las amenazas emergentes.