Paso 1: Diagnóstico Inicial
- Revisión del flujo de datos personales: Se debe identificar qué datos personales están siendo recolectados, cómo se recopilan, cómo se almacenan, quién tiene acceso a ellos, cómo se usan, y si se comparten con terceros.
- Evaluación de riesgos: Se deben analizar los posibles riesgos asociados con el tratamiento de los datos personales, como la exposición a violaciones de seguridad, accesos no autorizados, o uso indebido de los datos.
- Cumplimiento de las normas legales: Verificar si la organización está cumpliendo con los requisitos básicos establecidos por la LOPDP, como la obtención de consentimiento para el tratamiento de datos, la implementación de medidas de seguridad adecuadas, y la notificación de la existencia de bases de datos personales.
Paso 2: Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD)
- Realización de la EIPD: Si se identifican riesgos elevados en el tratamiento de datos personales, se debe realizar una evaluación de impacto. Esto involucra analizar los efectos potenciales que puede tener el tratamiento de los datos sobre los derechos y libertades de los individuos, así como las medidas para mitigar dichos riesgos.
- Revisión de los procesos de tratamiento: La EIPD debe incluir una revisión de todos los procesos en los que se utilizan datos personales, verificando si existen mecanismos adecuados para prevenir el uso indebido o el acceso no autorizado.
- Documentación de medidas de mitigación: Si se identifican riesgos que no pueden eliminarse completamente, deben establecerse medidas para mitigarlos, y estas deben ser documentadas y puestas en práctica.
Paso 3: Desarrollo e Implementación de un Plan de Acción
- Políticas y Procedimientos Internos: Desarrollar y establecer políticas claras sobre la recolección, almacenamiento, tratamiento y protección de los datos personales. Estas deben ser comunicadas a todo el personal y a los interesados.
- Capacitación: Asegurar que los empleados de la organización estén capacitados en el manejo adecuado de datos personales y conozcan las implicaciones legales de la LOPDP.
- Medidas de seguridad: Implementar medidas de seguridad físicas, técnicas y organizativas para garantizar la protección de los datos personales. Esto incluye cifrado de datos, acceso restringido, copias de seguridad, y políticas de privacidad claras.
- Mecanismos de control y monitoreo: Crear procedimientos para monitorear el cumplimiento de la ley y la efectividad de las medidas de protección implementadas, a través de auditorías periódicas y revisiones del sistema.
Paso 4: Seguimiento y Mejora Continua
- Monitoreo continuo: Una vez implementado el sistema de protección de datos, es fundamental realizar un seguimiento continuo para verificar que se sigan cumpliendo los requisitos establecidos por la ley.
- Actualización de políticas: Con el tiempo, la legislación y las mejores prácticas pueden cambiar, por lo que se deben revisar y actualizar las políticas de protección de datos de manera regular.